Как оформить исполнение обязанностей на время отпуска

Содержание

Отпуска: кому работать? Все способы замены сотрудника — Audit-it.ru

Как оформить исполнение обязанностей на время отпуска

Наталья СЕРГЕЕВА начальник юридического отдела ЗАО «Дормашинвест»

Лето делит людей на убывающих в отпуск и тех, кто их заменяет. Кому поручить исполнение обязанностей отсутствующих работников? Как оформить эти трудовые отношения? В каждом отдельном случае следует выбрать вариант, отвечающий требованиям законодательства. Рассмотрим эти варианты, чтобы вы могли выбрать тот, который подходит именно вам.

На страницах журнала мы уже так или иначе затрагивали тему замены временно отсутствующих работников. Сегодня соберем все возможные способы вместе и поговорим об их особенностях.

Обойдемся своими силами

Если вы хотите обойтись своими силами и не привлекать стороннего сотрудника на период отпуска того или иного работника, то вам подойдут следующие варианты.

Совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работ.

Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности) может быть поручена другому работнику с его письменного согласия.

В этой ситуации дополнительная работа поручается без освобождения от основной работы, определенной трудовым договором (ст. 602 ТК РФ).

Если работа поручается по другой профессии (должности), то она будет осуществляться в порядке совмещения профессий (должностей). Если по такой же профессии (должности) путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

Во всех перечисленных случаях порядок действий кадровика должен быть следующим (рассмотрим на примере совмещения):

  • заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору с описанием условий совмещения (в обязательном порядке указываются срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, размер доплаты);
  • издать приказ о совмещении (в произвольной форме с обязательным указанием поручаемой работы, срока, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу и размера доплаты) (образец на стр. 46);
  • ознакомить работника с приказом о совмещении под роспись*.

В порядке совмещения профессий (должностей) обязанности временно отсутствующего работника могут быть распределены между несколькими сотрудниками.

и объем дополнительной работы каждого конкретного работника устанавливается при этом работодателем с письменного согласия каждого конкретного работника (фиксируется в дополнительных соглашениях к трудовым договорам).

С учетом содержания и объема дополнительной работы соглашением сторон определяется и размер доплаты. Размер доплаты может быть определен как в процентах от оклада, так и в твердой сумме (в рублях).

Временный перевод на другую работу. При таком варианте работник освобождается от своей основной работы для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Работник может быть временно переведен на другую работу лишь по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме. Исключение составляют случаи, предусмотренные частями второй и третьей ст.

722 ТК РФ, такие как производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар и др. (то есть в связи с производственной необходимостью).

По соглашению сторон временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего работника допускается до выхода этого работника на работу. Для его оформления необходимо:

  • заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • издать приказ по унифицированной форме №Т-5**;
  • ознакомить с ним работника под роспись***.

В связи с производственной необходимостью временный перевод на другую работу допускается без согласия работника на срок до одного месяца и только при условии, что замещение временно отсутствующего работника вызвано чрезвычайными обстоятельствами (ч. вторая ст.

722 ТК РФ). Оплата труда работника при этом производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Для оформления перевода по производственной необходимости также издается приказ по форме №Т-5, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.

Во избежание негативных ситуаций необходимо ответственно подойти к оформлению замещения руководителя организации и материально ответственных сотрудников****.

Внутреннее совместительство. При внутреннем совместительстве вы должны заключить с работником отдельный трудовой договор о выполнении им другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время.

При заключении трудового договора по совместительству необходимо обратить внимание на ограничения, установленные частью пятой статьи 282 Трудового кодекса. Если будущий совместитель не подпадает под указанные ограничения, то с ним можно заключать трудовой договор.

При этом в трудовом договоре должно быть обязательно указание на то, что работа является совместительством.

На основании заключенного трудового договора:

  • издается приказ о приеме на работу по совместительству по форме №Т-1**;
  • приказ объявляется работнику под роспись;
  • вносится запись в трудовую книжку (по желанию работника) (ст. 66 ТК РФ);
  • оформляется отдельная личная карточка по форме №Т-2**.

Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену).

При этом в течение одного месяца (или другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени другого учетного периода), установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ)*****.

Привлекаем специалистов со стороны

Если силами кадров организации вы обойтись не можете, предлагаем рассмотреть такие варианты.

Внешнее совместительство. На такой короткий срок, как отпуск, найти хорошего специалиста, конечно, не просто.

В таком случае можно пригласить специалиста из другой организации на условиях внешнего совместительства и с ним заключить трудовой договор на период отпуска вашего сотрудника.

Но при этом надо помнить об ограничениях и особенностях, установленных при работе по совместительству, о которых мы говорили выше.

Общий порядок действий при приеме на работу внешнего совместителя такой же, как и при приеме внутреннего совместителя (трудовой договор, приказ, личная карточка).

Одно отличие: запись в трудовую книжку (опять же по желанию работника) делается по месту основной работы вашего внешнего совместителя.

Для этого вы должны будете, если работник попросит, выдать ему копию приказа о приеме на работу или справку (ст. 66 ТК РФ).

Срочный трудовой договор. На период отпуска работника, чтобы не нарушался нормальный ход работы в конкретном структурном подразделении или в организации в целом, можно принять работника по срочному трудовому договору.

Порядок приема на работу по срочному трудовому договору такой же, как и при приеме работника на неопределенный срок. Но существуют и некоторые особенности.

Так, в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса в трудовом договоре в обязательном порядке должен быть указан срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. Основанием в данном случае является предоставление отпуска (очередного или дополнительного) сотруднику организации. А какой указать срок?

При приеме на работу на время отпуска (ежегодного оплачиваемого и (или) дополнительного) того или иного работника, казалось бы, что дата окончания отпуска известна и можно оформлять именно до этой даты.

Но как быть, если работник во время отпуска заболеет и его отпуск продлится на количество дней болезни, указанных в больничном листке (ст.

124 ТК РФ)? Если временно отсутствующий работник отсутствует дольше, чем предполагалось изначально, а работник, его замещающий по срочному трудовому договору, продолжает работать, то может возникнуть ситуация, когда договор станет постоянным (часть четвертая ст. 58 ТК РФ).

Поэтому предпочтительнее в трудовых договорах, заключаемых на время отпуска того или иного сотрудника, не указывать конкретную дату его окончания, а принять работника «на период временного отсутствия конкретного сотрудника» (с указанием должности, фамилии, имени, отчества замещаемого работника).

Глобальный подход

Бывают ситуации, когда речь идет не о замене нескольких сотрудников, а о необходимости привлечь значительно большее число людей или закрыть очень большой фронт работы. Выходом может стать лизинг персонала или аутсорсинг работ (услуг).

Однако эти варианты оформления отношений с работниками пока не урегулированы трудовым законодательством, хотя и довольно часто используются на практике. О проблемах их применения и оформления мы рассказывали в №1 январь 2005, №6 июнь 2006, №6 июнь 2007, №7 июль 2007, №8 август 2007 журнала «Кадровое дело».

При заключении срочных трудовых договоров не забывайте о сроке их истечения. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу. Трудовой договор, заключенный для выполнения сезонных работ в течение определенного периода (сезона), прекращается по окончании этого периода (сезона).О прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения (за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника) (ст. 79 ТК РФ).

* Более подробно о совмещении профессий (должностей) см. тематическое приложение к журналу «Кадровое дело» №3, 2008 «Все о совместительстве и совмещении».

** Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

*** Образцы документов мы приводили в №8, 2007. Их также можно посмотреть в электронной библиотеке на сайте www. archive-online. ru.

**** См. статью «Ответственный сотрудник на короткий срок: как оформить замещение», №7, 2006.

***** Более подробно о внутреннем совместительстве и отличиях его от совмещения, мы рассказывали в тематическом приложении к журналу «Кадровое дело» №3, 2008 «Все о совместительстве и совмещении».

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/154009.html

Замещение на время отпуска: возложение обязанностей основного работника и доплата за совмещение должностей

Как оформить исполнение обязанностей на время отпуска

При уходе в отпуск основного работника на время его отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.

Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель может возложить обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.

Замещение должности основного работника на время отпуска по ТК РФ

Начальство может использовать любой удобный способ возложения должностных обязанностей отпускников на других сотрудников.

Важно! Имеется несколько вариантов замещения основного сотрудника, ушедшего в отпуск, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

  • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой. То есть будет выполнять свои обязанности и отпускника за определенную доплату.
  • Совместительство. Человек будет тратить свободное от работы время на обязанности отдыхающего лица. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
  • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
  • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска основного сотрудника. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего отпускника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения и возложения обязанностей понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Образец служебной записки

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

Однако служебка является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебной записки в случае необходимости возложения дел основного сотрудника на другого, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуска следует обязательно уточнить следующие моменты:

  1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
  2. Дата оформления.
  3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
  4. Причина замещения сотрудника.
  5. Кто будет исполнять роль заместителя.
  6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.

Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — word:

Образец заявления о согласии

Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.

Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.

В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.

Далее пишется название документа («Заявление»), после нужно изложить суть просьбы.

Текст может выглядеть следующим образом:

«В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2019 до 15.04.2019 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.

Важно! Сам работодатель может направить работнику предложение о совмещении должностей на период замещения отсутствующего основного сотрудника.

В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — word:

Образец приказа

Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.

Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.

Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.

Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.

Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.

Порядок составления приказа, которым можно возложить дела отсутствующего, подробнее рассмотрен в этой статье.

Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — word:

Как оплачивается совмещение в отпускной период — размер оплаты

Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

Существуют различные способы рассчитать сумму оплаты, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

Можно платить в зависимости от фактически выполненного объёма задач либо рассчитать деньги по отработанному времени.

Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

Пример расчета доплаты сотруднику для 2020 года

Условия:

  • В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2020 года.
  • За этот период будет 10 рабочих дней.
  • Он имеет оклад 15 120 рублей.
  • На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
  • За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.

Как рассчитать размер доплаты сотруднику за совмещение должностей временно отсутствующего работника в связи с его отпуском?

Расчет:

  1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
  2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей. 
  3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретный размер доплаты за замещение заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

Как возложить исполнение обязанностей в связи с отпуском директора?

Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.

Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

Чтобы переложить обязанности, директору понадобится издать приказ о временном исполнении задач руководителя замещающим сотрудником.

Пример приказа о замещении отсутствующего руководителя

В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — скачать:

После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.

Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.

Как оформить замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ, как передать исполнение обязанностей другому сотруднику — смотрите в видео:

При уходе работника в отпуск необходимо подобрать ему замену для исполнения обязанностей в период отсутствия. Руководство выбирает удобный способ замещения на свое усмотрение. Главное — правильно оформить документы и получить согласие замещающего лица в письменном виде.

За дополнительную работу полагается  доплата, размер которой определяется внутренними нормативными актами компании.

Ответы на вопросы читателей

? Вопрос 1 от Алены: Мой начальник уходит в отпуск на 28 дней, говорит, что замещать его буду я (замначильника). Будут ли мне что-то доплачивать? Могу ли я отказаться от замещения?

Ответ: Да, можете отказаться. Возложить дополнительные обязанности можно только на основании вашего согласия. Если согласитесь письменно, оформляется приказ о замещении и доплате.

? Вопрос 2 от Сергея: Директор уходит в отпуск, но периодически выходит на работу и выполняет свои обязанности. Нужно ли оформлять замещение?

Ответ: Если работник ушел в отпуск, он не должен выходить на работу и выполнять должностные обязанности. Это нарушение права сотрудника на отдых по ТК РФ. При проверке могут быть проблемы из-за этого. Лучше оформить приказ о замещении и возложении обязанностей на другого работника на период отсутствия.

? Вопросы от Инны: Достаточно ли будет составить дополнительное соглашение к трудовому договору на время возложения обязанностей, где будет прописан размер доплаты?

Ответ: Нет, ТК РФ требует письменного согласия работника и приказа об объеме работы и размере доплаты.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/zameshhenie-na-vremya-otp.html

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в ТК РФ, требования и правила взаимодействия

Как оформить исполнение обязанностей на время отпуска

Найм Труда > Трудовые отношения > Как и когда осуществляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника согласно ТК РФ

Любые предприятия рано или поздно сталкиваются с ситуацией, когда кто-то из сотрудников временно вынужден отсутствовать. Обычно это связано с болезнями или отпусками, длительным обучением.

Но обязанности этой должности никуда не делись. Тогда и помогает замещение тех, кого сейчас нет. Процедура оформления исполнения обязанностей временно отсутствующего работника согласно ТК РФ не так сложна.

Достаточно заранее узнать некоторые нюансы.

Временно отсутствующие и временно исполняющие сотрудники: законодательство

Приказы и табели учета – основные документы, где фиксируются сведения относительно граждан после приема на работу. На основании этой информации потом определяют вознаграждение за труд.

При отсутствии сотрудника на предприятии в паспорт вносят отметку. В ней дают подробное описание для оснований, но это не равнозначно праву увольнения. Госкомстат РФ выпустил Постановление №1, где описывают кодировку для различных причин отсутствия. Из необходимой информации отмечают описание сохранения зарплаты на период, либо её отсутствия.

Временно отсутствующими признают тех, кого некоторое время нети на рабочем месте по серьёзным причинам. То есть, текущее законодательство не нарушается.

На этапе создания компаний руководство разрабатывает штатные расписания. В них написано, сколько человек требуется для выполнения той или иной задачи за определенное время. Разовое отсутствие подчинённого серьёзного ущерба не приносит. Другое дело – когда временный период такого события длинный. Поэтому законы разрешают оформлять другого человека на ту же должность.

Какие люди могут исполнять обязанности?

Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.

Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.

Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.

О законодательной базе

Здесь можно взять за основу несколько документов:

  • статья 60.2 ТК РФ;
  • статья 72.2 ТК РФ.

В обеих статьях пишут о порядке привлечения к работе и сотрудничеству. Главное – чтобы из-за такого совместительства второе рабочее место не было аналогично первому, если оно имеется. Иначе права граждан с большой вероятностью посчитают нарушенными.

Причины введения замещения

Согласно ТК РФ, у всех штатных сотрудников есть право на равноценную оплату и труд, отдых, другие дополнительные гарантии. Следующие причины считаются законными основаниями для отсутствия на работе:

  1. Медицинские показания, либо необходимость оформить какие-либо специальные разрешения.
  2. Исполнение государственных обязанностей. Пример – когда принимают участие в военных сборах.
  3. Повышение квалификации, если руководство ранее выпустило соответствующий приказ.
  4. Обучение согласно графику, установленному в учреждении.
  5. Болезни, включая беременность и роды.
  6. Направление в командировку.
  7. Ежегодный либо административный отпуск.

В чём разница между врио и замещением?

Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.

Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.

Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками.

У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах.

Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.

Замещение: сроки

Замещение оформляют на срок, который необходим для полного использования ученических или ежегодных отпусков, оформленных ранее. Но гражданину дают право «досрочно» отказаться от отработки по собственному желанию. Главное – предупредить руководство минимум за три рабочих дня в письменной форме.

Работодатели тоже имеют право снять с сотрудников дополнительные обязанности.

При переводе ВРИО на должность закон вводит несколько иные правила. Например, они могут находиться на должности до 12 месяцев, если удалось достичь взаимопонимания со второй стороной. После окончания этого времени заново решают вопрос о возобновлении работы, либо возврате прежнего сотрудника. На срок более месяца можно оформлять временные переводы только в экстренных случаях.

О доплатах и компенсациях, гарантиях

Принцип обязательного вознаграждения за любые выполненные объемы работы – один из главных при построении рабочих отношений между сторонами. Но замещение и совместительство отличаются от обычных рабочих схем, которые применяются на предприятиях. Поэтому и оплата труда организуется по-разному.

Замещение ВРИО предполагает специальные доплаты согласно действующему законодательству. Стороны договариваются о суммах заранее, опираясь на указанный объём работы.

Но чаще всего руководители просто вписывают условие по доплатам во все локальные акты, применимые к сотрудникам. Чтобы не тратить время и силы на разработку индивидуальных предложений. Обычно используются нормативы относительно определенных должностей. Учитывают время, которое было отработано фактически.

Совместительство предполагает организацию отдельной должности, поэтому порядок вознаграждений тоже будет иным. Совместители могут рассчитывать не только на ежегодные отпуска, но и на другие гарантии, предусмотренные для разных категорий сотрудников. В режиме замещения только доплачивают за обязанности, выполненные на протяжении указанного временного промежутка.

Рекомендации по оформлению

Обязательное требование – оформление приказа по организации. Для документа отсутствует унифицированная форма, разработанная на законодательном уровне. Допускается ситуация, когда кадровая служба готовит приказ самостоятельно. Письменные сведения включают в себя:

  • должность, по которой на сотрудника возлагаются обязательства;
  • ФИО;
  • доплату за исполнение обязательств в необычном режиме.

Необходимость издания отдельных приказов возникает в случаях, когда отсутствие на работе не связано с инициативой руководителя. Или когда другие специальные виды оформления не используются.

Вопрос стандартно решается в приказах и сообщениях, связанных с получением командировки или отпуска. С постановлениями всегда знакомят обоих подчинённых, заинтересованных в решении вопроса. Потом сведения помещают в личное дело, связанное с тем или иным гражданином.

Случаи с заменой руководителя

Отдельного порядка для замещения временно отсутствующего директора сейчас не предусмотрено.

Обычно его обязанности выполняют штатные сотрудники или другие лица, наделенные соответствующими полномочиями. Если штатных заместителей несколько, то временные обязанности возлагаются на первого из них.

Один из заместителей по ключевому направлению деятельности выполняет функции при отсутствии другой информации.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/ispolnenie-obyazannostej-vremenno-otsutstvuyushhego-rabotnika-tk-rf.html

Как оформить временное исполнение обязанностей другим сотрудником

Как оформить исполнение обязанностей на время отпуска

В любой организации люди уходят в отпуск, на больничный, едут в командировки или на обучение. Поэтому часто возникает необходимость замены одного специалиста другим. Какой способ замещения выбрать работодателю: совмещение должностей, увеличение объема работ или временное замещение? Как оформить выполнение такой работы и установить доплату за нее? А можно ли вообще за нее не платить?

Шаг 1. Определяемся со способом временного исполнения обязанностей

Трудовой кодекс предусматривает три способа выполнения сотрудником дополнительной работы без освобождения от основной: совмещение должностей (профессий), увеличение объема работ (расширение зон обслуживания), а также исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 60.2 ТК РФ).

Названные способы объединяет то, что дополнительные обязанности осуществляются без отрыва от основной работы и в течение установленной продолжительности рабочего времени (смены) (ч. первая ст. 60.2 ТК РФ). Если такая работа выполняется за пределами рабочего дня, то это будет внутреннее совместительство (ст. 60.1, ч. первая ст. 282 ТК РФ).

Выбор работодателем формы исполнения дополнительных обязанностей зависит от характера работы. При этом нужно учитывать особенности каждого из способов.

Совмещение должностей (профессий) – это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой должности (профессии) (ч. вторая ст. 60.2 ТК РФ). Совмещать одноименные должности работник не может.

Чаще всего совмещение устанавливается, когда штатная единица в организации по каким-то причинам не заполнена (вакантна).

Например, секретарь одновременно со своей работой может временно выполнять трудовую функцию уволившегося кадровика на условиях совмещения, пока на эту должность не примут нового работника.

Внимание! Работник может досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. четвертая ст. 60.2 ТК РФ)

Увеличение объема работ (расширение зон обслуживания) – это выполнение работником дополнительной работы по такой же профессии, но в объеме, превышающем установленный трудовым договором (ч. вторая ст. 60.2 ТК РФ).

Например, если уборщица, работая на одну ставку, должна убирать 80 кв. м помещения, то в рамках увеличения объема работ ей можно поручить убирать дополнительно еще 20 кв. м в ее основное рабочее время.

Разумеется, если она способна справиться с таким объемом.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – это выполнение сотрудником дополнительной работы по такой же профессии или по другой (ч. вторая ст. 60.2 ТК РФ).

При этом предполагается, что замещаемый сотрудник продолжает числиться в организации, но по каким-то причинам не имеет возможности выполнять свои обязанности. Иными словами, временное замещение допустимо только по занятым должностям и не допускается по вакантным.

Так, инженер может временно исполнять обязанности завхоза, пока тот находится на больничном.

Внимание! Если должность, которую будет временно замещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание материальных ценностей, заключите с ним договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85)

При этом необходимо иметь в виду, что если исполняющий обязанности работник освобождается от основной работы, то это является временным переводом на другую работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ).

Шаг 2. Получаем письменное согласие сотрудника

Дополнительная работа на условиях совмещения, исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника или увеличения объема работ может быть поручена работнику только с его письменного согласия (ч. первая ст. 60.2 ТК РФ). Оно может быть выражено в заявлении сотрудника или оформлено в предложении о совмещении (увеличении объемов работ, временном замещении).

Шаг 3. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору

После получения согласия сотрудника нужно оформить дополнительное соглашение к его трудовому договору (ч. третья ст. 60.2 ТК РФ).

В нем нужно указать: наименование должности, по которой будет выполняться дополнительная работа, ее содержание и объем; размер доплаты за совмещение должностей (увеличение объемов работ, временное замещение); срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Если совмещение профессий обусловлено наличием вакантной должности в организации, то условие о сроке работы в допсоглашении можно сформулировать следующим образом: »Работнику поручается выполнение обязанностей бухгалтера в порядке совмещения должностей с доплатой в размере 40 процентов оклада по совмещаемой должности с 7 апреля 2014 года до момента закрытия вакантной должности».

При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, когда невозможно точно определить момент его выхода на работу, в допсоглашении с замещающим сотрудником можно указать: »Работнику поручается выполнение обязанностей бухгалтера в порядке совмещения должностей с доплатой в размере 40 процентов оклада по совмещаемой должности с 7 апреля 2014 года до момента выхода отсутствующего сотрудника на работу».

Внимание! Если руководитель никак не оформляет и не оплачивает дополнительные работы, он может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)

Шаг 4. Издаем приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей

На основе заключенного соглашения издайте приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей (образец ниже). В документе должно быть указание на поручаемую работу, срок ее выполнения и условие об оплате. С приказом работника ознакомьте под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

Шаг 5. Устанавливаем доплату

Несмотря на то что трудовое законодательство не устанавливает минимальных и максимальных размеров доплаты за временное исполнение дополнительных обязанностей, эта работа сотруднику должна быть оплачена.

Величина доплаты определяется по соглашению сторон и зависит от объема и содержания дополнительных работ (ч. вторая ст. 151 ТК РФ). При этом работодатель должен помнить о своей обязанности обеспечить одинаковую оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

Доплату можно установить как в твердой денежной сумме, так и в процентах к тарифной ставке (окладу) или заработной плате работника.

Работодатель вправе не оплачивать дополнительную работу, если в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника прописана обязанность совмещать свою должность с должностью временно отсутствующего работника со схожей трудовой функцией. Такое совмещение считается выполнением работы по трудовому договору, и доплата сотруднику начисляться не будет (письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897, письмо Роструда от 24 мая 2011 г. № 1412-6-1).

Запомните главное

Говорит: Лариса Гордеева – начальник отдела кадров ООО »Персонал-Групп Т» (г. Томск):

– Временное исполнение дополнительных обязанностей без освобождения от основной работы возможно в трех формах: совмещение должностей (профессий), увеличение объема работ (расширение зон обслуживания), а также исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. При совмещении должностей сотрудник выполняет дополнительную работу по другой должности, при временном замещении – как по такой же профессии, так и по другой. Увеличение объема работ предполагает работу по той же должности, но в большем объеме.

Иван Утешев – юрисконсульт Страховой акционерной компании »Энергогарант» (Москва):

– Работодатель должен надлежащим образом оформить и оплатить сотруднику выполнение дополнительных работ.

Для этого необходимо получить письменное согласие работника, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ в произвольной форме.

Запись в трудовую книжку о временном исполнении дополнительных обязанностей делать не нужно, а в личную карточку эти сведения можно внести.

Милана Дубровская – руководитель практики кадрового администрирования и расчетов с персоналом ООО »Адолекс» (Москва):

– Дополнительное соглашение к трудовому договору должно содержать следующие обязательные условия: способ возложения на работника обязанности по выполнению дополнительной работы (совмещение или расширение зоны обслуживания, увеличение объема работ), перечень поручаемой работы. А также срок, в течение которого сотрудник будет ее выполнять, размер доплаты.

Редакция журнала «Кадровое дело»

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-oformit-vremennoe-ispolnenie-obyazannostey-drugim-sotrudnikom

Расчет доплаты за замещение временно отсутствующего работника

Как оформить исполнение обязанностей на время отпуска

Доплата за замещение временно отсутствующего работника — это основной вид оплаты труда работника, который будет замещать отсутствующего коллегу. Разберемся, как правильно оформить надбавку, как установить размер. Рассмотрим примеры начислений для разных ситуаций.

Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время.

Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть.

Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.

Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.

Категории замещений

В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

  1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
  2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
  3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

Оплата труда и оформление временного перевода

Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.

К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.

Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту (ст. 182 ТК РФ).

При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
  2. Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
  3. Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.

Совмещение профессий и увеличение объема работ

Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.

1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.

Образец предложения дополнительной работы

2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.

3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.

На период выполнения работ по замещению сотрудник не освобождается от своих основных обязанностей.

О размере доплат за замещение

Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.

Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.

В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.

Расчет: 50 000 × 10 % = 5000 рублей — размер доплаты за замещение обязанностей кадровика.

Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.

Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:

10 000 / 21 × 15 = 7142,86 рублей.

Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Суммы можно учесть в фонде оплаты труда при исчислении налога на прибыль.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.